Niniejszy tekst RPA przyjęto uchwałą nr 14 Walnego Zebrania Stowarzyszenia Sakwa w Siedlcach, dn. 27. lutego 2010 r. Tekst został uzupełniony o zapisy dotyczące Kandydatów na Członków Stowarzyszenia, zgodnie z uchwałą nr 16 podjętą na WZ w Mąchocicach, dn. 6. listopada 2010 r.

Regulamin Prowadzenia Akcji Poszukiwawczych

Stowarzyszenia „SAKWA”

1. Podstawowe pojęcia

W tekście niniejszego Regulaminu posłużono się szeregiem pojęć, których znaczenie jest następujące:

Akcja poszukiwawcza – legalna działalność poszukiwawcza prowadzona przez Stowarzyszenie, zgodna z celami statutowymi Stowarzyszenia, prowadzona zgodnie z niniejszym Regulaminem oraz z postanowieniami Regulaminu Wewnętrznego Stowarzyszenia, zwana dalej w treści Regulaminu „Akcją”;

Stowarzyszenie – Stowarzyszenie Poszukiwaczy Śladów Historii „Sakwa”;

Regulamin – niniejszy Regulamin Prowadzenia Akcji Poszukiwawczych Stowarzyszenia „Sakwa”;

Członek Stowarzyszenia (lub: Członek) – Członek Zwyczajny Stowarzyszenia (tu głównie jako osoba uczestnicząca w Akcji);

Członek-Kandydat (lub: Kandydat) – osoba która spełniła wymogi kandydata na Członka stowarzyszenia (tj. złożyła deklarację członkowską i posiada Członka Wprowadzającego), przyjęta decyzją Zarządu na roczny okres próbny. Podczas okresu próbnego Kandydat podlega wszystkim przepisom dotyczącym Członków Stowarzyszenia, w tym przepisom o składkach członkowskich.Korzysta również z praw należnych Członkom, z prawem do aktywnego uczestnictwa w Akcjach Stowarzyszenia włącznie.

Osoba towarzysząca (lub: Pomocnik) – osoba inna niż Członek Stowarzyszenia lub Kandydat, uczestnicząca w Akcji na zasadzie udziału bez prawa prowadzenia poszukiwań, jako: reprezentant terenu Akcji, reprezentant Partnera Stowarzyszenia w danej Akcji lub inna osoba, znana Członkom Stowarzyszenia i zaproszona do uczestnictwa w Akcji, w tym np. członek rodziny;

Wojewódzki Konserwator Zabytków (WKZ) i jego Urząd (WUOZ) – instytucja m.in. udzielająca zezwolenia na prowadzenie prac poszukiwawczych oraz kwalifikująca artefakty pochodzące z Akcji celem ich dalszego przeznaczenia;

Właściciel terenu (lub: Właściciel) – właściciel, dzierżawca, bądź zarządca terenu Akcji bądź obiektu, na/w którym będzie prowadzona Akcja, wyrażający Zgodę na prowadzenie Akcji na tym terenie, bądź w obiekcie;

Pozwolenie – dokument uprawniający Stowarzyszenie do prowadzenia legalnych Akcji poszukiwawczych na danym terenie, w określonym czasie, wystawiany na wniosek Stowarzyszenia przez WKZ (WUOZ). Pozwolenie wystawiane jest na Stowarzyszenie, a nie na poszczególnych Członków;

Zgoda – pozwolenie wystawione przez Właściciela terenu/obiektu na prowadzenie Akcji na jego terenie/w jego obiekcie;

Umowa Partnerska – umowa podpisywana przez Stowarzyszenie z Instytucją Partnerską, dotycząca głównie współpracy przy organizacji i prowadzeniu Akcji oraz przeznaczenia Artefaktów pochodzących z Akcji. Dokument ten uwiarygodnia działalność Stowarzyszenia i pomaga uzyskać Pozwolenie;

Partner (lub: Instytucja partnerska) – muzeum, izba pamięci, stowarzyszenie lokalne, fundacja, inne stowarzyszenie poszukiwawcze, gmina, powiat, jednostki kultury i sportu i inne organizacje podejmujące wspólne działania ze Stowarzyszeniem na rzecz prowadzenia Akcji oraz gromadzenia, konserwacji i eksponowania Artefaktów związanych z lokalną historią, kulturą i tradycjami. Partner podpisuje ze Stowarzyszeniem Umowę Partnerską;

Teren Akcji – obszar prowadzenia Akcji zgodnie z otrzymanym Pozwoleniem, określony geograficznie poprzez numery działek ewidencyjnych i wyrysowany na mapie będącej załącznikiem do wniosku o Pozwolenie. Teren przyległy nie stanowi Terenu Akcji, wobec czego jakiekolwiek działania Członków Stowarzyszenia na terenie przyległym, w terminie innym niż termin Akcji Poszukiwawczej nie będą podlegały pod zapisy RPA i nie są działaniami Stowarzyszenia. W przypadku prowadzenia działań na terenach przyległych w terminie innym niż termin Akcji, każdy Członek Stowarzyszenia, prowadzący takie działania, ponosi indywidualną odpowiedzialność oraz ewentualne konsekwencje. Niedopuszczalne jest wówczas powoływanie się na legalną działalność Stowarzyszenia. Podejmując jakiekolwiek działania na terenach przyległych (i innych, nie objętych Pozwoleniem), Członek Stowarzyszenia, zobowiązany jest w szczególny sposób do poszanowania cudzej własności.;

Temat Akcji – merytoryczne podłoże prowadzenia Akcji na danym terenie, powód jej prowadzenia, związany z kulturą, historią terenu, wydarzeniem historycznym itp.;

Artefakt – przedmiot znaleziony w trakcie prowadzenia Akcji, będący wytworem człowieka lub modyfikacją tego wytworu, którego zachowanie leży w interesie społecznym ze względu na posiadaną wartość historyczną, artystyczną lub naukową, albo inną ważną z punktu widzenia Terenu i Tematu Akcji (tzw. Artefakt związany z celem Akcji);

Znalezisko – inny przedmiot znaleziony w trakcie prowadzenia Akcji, nie spełniający kryteriów Artefaktu, ze względu na brak wartości nie uwzględniany w dokumentacji, o której mowa w pkt. 3.4. niniejszego Regulaminu.

Znalazca – osoba, która odkryła Artefakt lub Znalezisko podczas Akcji.

Depozyt – miejsce przechowywania Artefaktów i Znalezisk, utworzone przez Znalazcę, z zachowaniem należytej staranności, tak by nie uległy one zagubieniu lub zniszczeniu. Artefakty i znaleziska mogą pozostać w depozycie u Znalazcy pod warunkiem złożenia na piśmie deklaracji, iż przedmioty te nie zostaną sprzedane, zgubione bądź wymienione w celach kolekcjonerskich na inne z zastrzeżeniem, iż w razie żądania WKZ, artefakty i znaleziska zostaną bezzwłocznie przekazane zainteresowanemu organowi. Znalazca zadeklaruje również, iż dołoży wszelkich starań do należytego zabezpieczenia tych przedmiotów. Utrata członkostwa w Stowarzyszeniu nie zwalnia z obowiązku zdania artefaktów i znalezisk właściwemu WKZ, o ile ze strony WKZ pojawi się takie żądanie.

Kierownik Akcji – osoba odpowiedzialna przed WKZ (WUOZ) za przestrzeganie szczegółowych warunków Zezwolenia, mająca w czasie Akcji przywilej nadzoru i koordynacji nad prowadzonymi pracami poszukiwawczymi.

2. Przygotowanie akcji poszukiwawczej

Przygotowanie Akcji poszukiwawczej to wszystkie czynności jakie muszą być przeprowadzone przed rozpoczęciem Akcji. Są to:

·Wytypowanie Terenu i związanego z nim Tematu Akcji – Propozycję Terenów i co za tym idzie Tematów Akcji mogą zgłaszać zarówno Członkowie, Kandydaci jak i osoby spoza Stowarzyszenia (np. poprzez kontakt e-mail ze Stowarzyszeniem). Wyboru Akcji do realizacji spośród zgłoszonych propozycji dokonuje się na bieżąco, na podstawie najważniejszych czynników tj. spójność Tematu z celami statutowymi Stowarzyszenia; lokalizacja; dostępność czasu i innych środków; aktualne zaangażowanie w innych Akcjach; zainteresowanie Członków zgłoszonym Tematem itp. Decyzja o wyborze Akcji nie wymaga uchwały Walnego Zgromadzenia lub uchwały Zarządu, zapada w drodze demokratycznej dyskusji pomiędzy Członkami, w tym na Forum Stowarzyszenia i w dużej mierze zależy również od woli poszczególnych Członków do zaangażowania się w przygotowanie Akcji na danym Terenie. Zapewnia się równy dostęp do dyskusji (w tym do Forum Stowarzyszenia) wszystkim Członkom.

·Wytypowanie Instytucji Partnerskiej – Należy dążyć do sytuacji, w których Akcje Stowarzyszenia będą prowadzone w oparciu o współpracę z lokalnymi Partnerami (przykłady instytucji partnerskich podane w pkt. 1, pod hasłem „Partner”). Celem takiej współpracy jest zapewnienie godnego miejsca przechowywania, konserwacji i ekspozycji pozyskanych podczas Akcji Artefaktów. Podstawą współpracy z Partnerem jest podpisanie otwartej Umowy Partnerskiej, proponowanej Partnerowi przez Stowarzyszenie. Kopia umowy jest dołączana do dokumentacji wniosku o Pozwolenie, kierowanego do WKZ (punkt e). W przypadku braku godnej Instytucji Partnerskiej na Terenie Akcji lub w jego otoczeniu, miejsce lokalnego Partnera może zająć instytucja centralna (np. ogólnopolskie, narodowe muzeum itp.), jeśli zaś wytypowanie Partnera w ogóle nie jest możliwe, o przeznaczeniu artefaktów pochodzących z danej akcji decyduje WKZ.

·Określenie szczegółowe Terenu Akcji – Po podjęciu decyzji o wyborze przez Stowarzyszenie danego Tematu Akcji, jej Teren musi zostać precyzyjnie określony. W tym celu muszą zostać zebrane dane dotyczące numerów katastralnych poszczególnych działek ewidencyjnych Terenu oraz informacje o właścicielach tych działek. Koniecznym jest również zebranie map obejmujących teren Akcji. Mapy te stanowią załącznik do wniosku o Pozwolenie na prowadzenie Akcji a także służą do bieżącego prowadzenia Akcji i późniejszego jej dokumentowania.

·Uzyskanie Zgody – Dla każdej działki ewidencyjnej objętej Akcją należy uzyskać Zgodę Właściciela Terenu. Zgody takie zbiera się jedynie w formie pisemnej, na druku określonym wzorem (załącznik 1) lub w przypadku braku formularza w formie odręcznej, w dwóch oryginalnie podpisanych egzemplarzach (jeden dla Stowarzyszenia, drugi stanowiący załącznik do wniosku o Pozwolenie, kierowanego do WKZ).

·Skompletowanie dokumentacji – Po otrzymaniu Zgód, należy skompletować dokumentację niezbędną do złożenia wniosku o Pozwolenie kierowanego do WKZ, w tym w szczególności: wypełniony wniosek do WKZ (lub pismo, jeśli WKZ nie dysponuje wzorem wniosku), komplet Zgód (punkt d), mapy z zaznaczeniem Terenu objętego Akcją (punkt c), kopię umowy z Partnerem (punkt b) oraz listę osób prowadzących Akcję w imieniu Stowarzyszenia. WKZ może zażądać innych dokumentów, które będą przygotowane w zależności od wymogów tej instytucji w danym regionie.

·Uzyskanie Pozwolenia – Wniosek o Pozwolenie wraz z dokumentacją (określoną w pkt. e) składa się do właściwego dla danego terenu WKZ (WUOZ). Przygotowanie Akcji kończy się w momencie uzyskania Zezwolenia z WKZ, względnie w momencie odrzucenia wniosku przez WKZ. W przypadku odrzucenia wniosku należy podjąć rozmowy z WKZ mające na celu usunięcie przeszkód w uzyskaniu Zezwolenia.

3. Prowadzenie i dokumentowanie Akcji poszukiwawczej

Akcje poszukiwawcze Stowarzyszenia prowadzone są w oparciu o następujące zasady:

1. Akcją poszukiwawczą Stowarzyszenia „Sakwa” może być jedynie Akcja, dla której uzyskano komplet wymaganych prawnie Zgód i Zezwoleń (rozdział 2; punkty d, f), z poszanowaniem zasad uwzględnionych w Regulaminie Wewnętrznym Stowarzyszenia. Akcjami Stowarzyszenia nie są działania podejmowane indywidualnie poprzez jego Członków lub Kandydatów.

2. Akcja może być prowadzona jedynie na Terenie objętym Pozwoleniem.

3. W Akcji uczestniczyć mogą tylko Członkowie, Kandydaci oraz osoby towarzyszące (pomocnicy, przedstawiciele Terenu Akcji, przedstawiciele Partnera). Uczestnictwo Członków Stowarzyszenia oraz Kandydatów jest uczestnictwem pełnym, tzn. z prawem do prowadzenia poszukiwań, pod warunkiem zgłoszenia do WKZ listy osób uprawnionych do prowadzenia poszukiwań. Uczestnictwo osób towarzyszących jest uczestnictwem na zasadach udziału bez prawa do prowadzenia poszukiwań.Członkowie Stowarzyszenia pragnący podjąć poszukiwania w ramach etapu Akcji, zobowiązani są do uprzedniego zgłoszenia swojego zamiaru Zarządowi Stowarzyszenia oraz Kierownikowi Akcji telefonicznie lub drogą e-mailową.

4. Akcję poszukiwawczą prowadzi się w taki sposób by zapewnić jej prawidłową dokumentację, w tym w szczególności:

– Oznacza się miejsca, w których odnalezione zostały poszczególne Artefakty:

a) w przypadku Artefaktów, co do których istnieje podejrzenie, że ze względu na ich wartość historyczną, artystyczną lub naukową mogą stać się przedmiotem zainteresowania WKZ, będących przedmiotami nie związanymi z gruntem (drobne przedmioty), oznaczeniem miejsca znalezienia jest numer działki ewidencyjnej oraz (w szczególnych wypadkach, tj. podejrzenie o szczególną wartość/ważność Artefaktu) odczyt GPS. Artefakty tego typu są gromadzone przez osoby uczestniczące w Akcji w indywidualnych, oznaczonych opakowaniach (np. woreczki strunowe, torebki papierowe itp.), a dane z GPS odnotowane zostają w notatkach, celem późniejszego przeniesienia ich do raportu z Akcji. Położenie Artefaktów, co do których dokonano pomiaru lokalizacji metodą GPS nanosi się na mapie, będącej załącznikiem do raportu z Akcji.;

b) w przypadku Artefaktów będących bezpośrednio celem Akcji, związanych z Terenem i Tematem jej prowadzenia, oznaczeniem miejsca znalezienia jest podanie numeru działki ewidencyjnej oraz przybliżone, orientacyjne, zaznaczenie miejsca znalezienia na mapie. Artefakty tego typu gromadzone są przez osoby prowadzące Akcję w osobnych opakowaniach (np. woreczkach strunowych, papierowych itp.).

c) w przypadku znalezienia Artefaktów, co do których istnieje podejrzenie, że ze względu na ich wartość historyczną, artystyczną lub naukową mogą stać się przedmiotem zainteresowania WKZ, będących przedmiotami stale związanymi z gruntem lub przedmiotami, których podjęcie z gruntu nie jest wskazane ze względu na kontekst historyczny, kulturowy itp. (szczątki ludzkie, miejsca pochówku, kurhany, ślady budynków, budowli, urny, ślady palenisk i inne, które powinny być przedmiotem badań archeologicznych) – zaprzestaje się działań w miejscu ich odkrycia i niezwłocznie informuje się WKZ o zaistniałej sytuacji. Położenie tego typu Artefaktów określa się za pomocą GPS, nanosi na mapie i wpisuje do raportu z Akcji. Dane dotyczące lokalizacji podaje się niezwłocznie do wiadomości WKZ.

d) w przypadku Znalezisk, a więc wszelkich przedmiotów nie spełniających kryteriów Artefaktów, oraz w przypadku przedmiotów nie związanych z Terenem/Tematem prowadzonej Akcji (najczęściej przedmioty związane z historią najnowszą, takie jak guziki, monety, odznaczenia i ich destrukty oraz inne przedmioty, co do których nie ma podejrzenia, że są zabytkami i że mogą stanowić przedmiot zainteresowania WKZ), nie jest konieczne uwzględnianie ich w dokumentacji Akcji. Znaleziska są gromadzone przez osoby uczestniczące w Akcji w zbiorczych opakowaniach oznaczonych numerem działki ewidencyjnej (np. woreczki strunowe, torebki papierowe itp.) celem zweryfikowania braku ich przydatności z punktu widzenia Tematu/Terenu Akcji. Weryfikacji takiej dokonuje się na koniec prowadzenia Akcji lub jej etapu, podczas sporządzania raportu z Akcji;

W sytuacji, w której osoba uczestnicząca w Akcji nie jest w stanie określić ważności odnalezionego Artefaktu/Znaleziska i przypisać go do ww. punktów a) – d), należy konsultować taki fakt z innymi osobami uczestniczącymi w Akcji, w tym z osobami reprezentującymi Partnera, których pomoc w identyfikacji Artefaktów/Znalezisk może okazać się bardzo pomocna.

– Prowadzi się dokumentację fotograficzną obejmującą:

a) fotografie ogólne terenu Akcji;

b) fotografie metodyczne dokumentujące przeprowadzane prace;

c) fotografie szczegółowe i zbiorcze Artefaktów opisanych w pkt. 3.4.a. i b.;

d) fotografie szczegółowe Artefaktów opisanych w pkt. 3.4.c.;

– Prowadzi się dokumentację kartograficzną obejmującą oznaczenie lokalizacji Artefaktów, o których mowa w pkt. 3.4.a (w przypadku dokonania odczytu GPS) oraz w pkt. 3.4.b. i c.; W przypadku dużego nagromadzenia się drobnych Artefaktów na małej przestrzeni, utrudniającego precyzyjne naniesienie ich lokalizacji na mapie, należy zrezygnować z dokumentowania kartograficznego takich Artefaktów i ograniczyć się do zapisania numeru ewidencyjnego działki, na której odkryto te Artefakty.

– Sporządza się raport z Akcji, obejmujący:

– w przypadku raportu końcowego stanowiącego podsumowanie Akcji, sporządzanego na jej zakończenie:

a) krótki opis Terenu Akcji i Tematu poszukiwań;

b) krótki opis przebiegu Akcji, w tym jej termin (-y), listę uczestników;

c) rejestr Artefaktów (załącznik do raportu);

d) dokumentację fotograficzną (o której mowa powyżej; załącznik do raportu);

e) dokumentację kartograficzną (o której mowa powyżej; załącznik do raportu);

– w przypadku raportu cząstkowego stanowiącego podsumowanie etapu Akcji:

a) rejestr Artefaktów (załącznik do raportu);

b) dokumentację fotograficzną (o której mowa powyżej; załącznik do raportu);

c) dokumentację kartograficzną (o której mowa powyżej; załącznik do raportu);

Raport końcowy wykonuje się w 3 egzemplarzach (każdy z ww. załącznikami), po jednym dla WKZ, Instytucji Partnerskiej i archiwum Stowarzyszenia. W przypadku Akcji prowadzonej bez instytucji Partnera sporządzane są 2 egzemplarze raportu.

Raport cząstkowy wykonują uczestnicy biorący udział w etapie Akcji i przekazują go Zarządowi Stowarzyszenia oraz Kierownikowi Akcji.

5. Artefakty:

– o których mowa w pkt. 3.4.a i b przekazuje się do instytucji Partnera celem przechowania, konserwacji i ekspozycji lub do WKZ, zgodnie z pkt. 2.b. Do momentu przekazania Artefaktów, mogą pozostać one w depozycie Znalazcy lub Kierownika Akcji;

– o których mowa w pkt. 3.4.c. pozostają w miejscu odkrycia. Sposób postępowania z tymi Artefaktami opisuje pkt. 3.4.c.;

Kwestie szczegółowe dotyczące przeznaczenia Artefaktów pochodzących z Akcji reguluje umowa

Partnerska Stowarzyszenia z Instytucją Partnera, o której mowa w pkt. 2.b. oraz postanowienia WKZ (WUOZ) w stosunku do przedstawionych w raporcie efektów Akcji.

6. Akcje przeprowadza się z zachowaniem zasad bezpieczeństwa, w tym:

– zachowuje się strefy bezpieczeństwa podczas pracy maszyn i urządzeń;

– oznacza się głębokie wykopy tablicą informacyjną, a ich granice taśmą ostrzegawczą;

– oznacza się miejsca znalezisk niebezpiecznych (np. niewybuchów), a o fakcie takich znalezisk informuje się niezwłocznie odpowiednie służby (Policja, Patrol Saperski);

– podejmuje się wszystkie niezbędne działania minimalizujące inne zagrożenia i niebezpieczeństwa.

4. Postanowienia końcowe

1.Osoby prowadzące Akcję dokładają wszelkich starań co do jakości prowadzonych działań, dbają o efekty Akcji, zarówno w kwestii poszukiwawczej jak i dokumentacyjnej.

2.Akcje podejmowane są na zasadach ujętych w niniejszym Regulaminie. Łamanie postanowień Regulaminu, a w szczególności prowadzenie poszukiwań poza Terenem Akcji, objętym Pozwoleniem lub w sposób niezgodny ze szczegółowymi warunkami Pozwolenia, a także zabór Artefaktów, skutkować będzie wyłączeniem z Akcji osoby dopuszczającej się łamania tych postanowień oraz orzeczeniem wobec niej sankcji dyscyplinarnych, z karą pozbawienia członkostwa włącznie. Kary orzekane będą przez Zarząd Stowarzyszenia.

3.Podczas Akcji poszukiwawczych panują bezwzględne zasady kultury osobistej, poszanowania Stowarzyszenia i jego własności, godności osób uczestniczących w Akcji, dobrego imienia Partnera Akcji, poszanowania Terenu Akcji i jego wartości kulturowych, poszanowania lokalnej społeczności na terenie Akcji oraz mają zastosowanie wszelkie zapisy wynikające ze Statutu i Regulaminu Wewnętrznego Stowarzyszenia.

4.Głównym powodem organizowania Akcji lub jej etapów jest działalność merytoryczna, a więc opisana w Regulaminie działalność poszukiwawcza i czynności dokumentacyjne. Aspekty towarzyskie podczas prowadzenia Akcji (integracja Stowarzyszenia) mają charakter uzupełniający.

5.Nadużywanie alkoholu, stosowanie używek niedozwolonych prawnie podczas Akcji (w przypadku Akcji lub etapów kilkudniowych – aż do zebrania danych do raportu w dniu ostatnim) jest niedozwolone i może skutkować żądaniem odstąpienia od prowadzenia Akcji kierowanym do osoby dopuszczającej się nadużyć tego rodzaju. W przypadkach i miejscach szczególnych prowadzenia Akcji (takich jak cmentarze, miejsca pamięci, martyrologii itp.) zakazuje się całkowicie używania alkoholu i innych używek.

6.Uczestników Akcji obowiązują zakazy, nakazy i wszelkie inne prawa lokalne panujące na Terenie Akcji, w tym wszelkie ograniczenia, prośby i sugestie Partnera Akcji dotyczące postępowania osób uczestniczących w Akcji na Terenie Akcji oraz w obiektach Partnera.

7.Stosowanie niniejszego regulaminu jest komplementarne do panującego prawa i nie zwalnia Członków Stowarzyszenia i innych uczestników Akcji z przestrzegania innych uwarunkowań prawnych panujących na terenie RP.